Rutine for forsvarlig utredning og håndtering av nye opplysninger etter vedtak
1. Formål
Rutinen skal sikre at alle saker som legges fram for politiske organer i Vågan kommune er forsvarlig utredet, og at kommunen håndterer nye faktiske eller rettslige forhold på en korrekt måte etter at vedtak er fattet.
2. Rettslig grunnlag
• Kommuneloven §§ 13-1 og 25-1: Kommunedirektøren skal sørge for at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, samt krav om internkontroll.
• Forvaltningsloven §§ 17 og 35: Krav om at saken skal være så godt opplyst som mulig før vedtak, og regler for omgjøring av vedtak.
• Offentleglova og arkivlova: Krav til dokumentasjon, innsyn og journalføring.
3. Ansvar
• Kommunedirektøren har det overordnede ansvaret for at saker er forsvarlig utredet.
• Saksbehandlere har ansvar for å sikre kvalitet, dokumentasjon og rettsanvendelse i egne saker.
• Enhetsleder og kommunalsjef har ansvar for å kvalitetssikre saker, før endelig godkjenning til politisk behandling gjøres av kommunedirektør.
4. Krav til forsvarlig utredning
Saksbehandler skal sikre at saksframlegget inneholder:
1. Bakgrunn og problemstilling: Hva saken gjelder, og hvorfor den fremmes.
2. Faktiske opplysninger: Dokumenterte, kontrollerte fakta og relevante tallgrunnlag.
3. Rettslig vurdering: Lovhjemmel, forskrifter, avtaler og relevante retningslinjer.
4. Vurdering av alternativer: Mulige handlingsvalg med fordeler, ulemper og konsekvenser.
5. Konsekvensvurdering: Økonomiske, miljømessige, samfunnsmessige og organisatoriske forhold.
6. Medvirkning: Eventuelle høringer, brukerprosesser, eller råd som har uttalt seg.
7. Administrasjonens anbefaling: Klart forslag til vedtak, med begrunnelse.
Saksbehandler skal benytte malen for saksfremlegg i saksbehandlingssystemet og sørge for å behandle alle relevante forhold iht. ovennevnte liste i saksfremlegget.
5. Kvalitetssikring før utsending
Før saken sendes til politisk behandling skal den gjennomgå:
• Faglig kvalitetssjekk (saksbehandler, enhetsleder og kommunalsjef).
• Økonomisk vurdering ved saker med budsjettmessige konsekvenser (få bistand fra enhet Økonomi og Utvikling).
• Juridisk vurdering ved behov (for eksempel ved myndighetsutøvelse).
6. Nye opplysninger under behandlingen i et politisk utvalg
Dersom det ved behandlingen av en sak i et politisk utvalg fremkommer nye opplysninger, skal saken som hovedregel sendes tilbake til administrasjonen for ny utredning og godkjenning av kommunedirektøren, før saken deretter legges frem igjen for utvalget til endelig behandling og vedtak.
7. Nye opplysninger etter vedtak
Dersom saksbehandler blir kjent med faktiske eller rettslige forhold som har betydning for iverksettelsen av et vedtak, skal følgende prosedyre følges:
1. Stans iverksettelsen dersom opplysningene kan påvirke lovlighet eller gyldighet.
2. Varsle nærmeste leder og dokumentere opplysningene i saksbehandlingssystemet.
3. Vurdering: Kommunedirektør vurderer om vedtaket bør omgjøres eller tas opp til ny behandling, jf. forvaltningsloven § 35.
4. Informasjon til parter: Berørte parter skal varsles dersom opplysningene har betydning for deres rettigheter eller plikter.
5. Ny behandling: Dersom nye opplysninger krever endring, legges saken fram på nytt for politisk organ med oppdatert vurdering.
8. Arkivering og dokumentasjon
Alle vurderinger, innspill, høringer, e-poster og dokumenter som ligger til grunn for saksframlegget skal arkiveres i kommunens saksbehandlingssystem i tråd med arkivlovens krav.
9. Revisjon av rutinen
Rutinen skal evalueres ved behov og minst hvert tredje år for å sikre at den er oppdatert i tråd med lovverk og praksis.
