1. Definisjoner

Med personalsaker mener en all dokumentasjon som omhandler virksomhetens ansatte.

 Med personalarkiv mener en dokument som inneholder saker som omhandler den enkelte ansatt.

 Med personalmapper mener en mapper i personalarkivet på hver enkelt ansatt.

 Med saksarkiv mener en dokument ordnet etter virksomhetens emnebaserte arkivnøkkel (K-kodane /NKS-nøkkel).

2. Organisering av personaldokumentasjon

Forholdet saksarkiv - personalarkiv

Personaldokumentasjon finnes både i saksarkivet og i personalarkivet. Hovedregel her er at saker av generell art, eller som gjelder grupper av tilsatte blir lagt i saksarkivet. Saker som gjelder den enkelte ansatte legges i personalarkivet. Kun unntaksvis kan samme dokumentasjon legges i begge arkivene (dobbelarkivering). Dette vil gjelde for saker som danner presedens for lignende saker og for disiplinærsaker (se punkt 4 om disiplinærsaker og trygghet).

Forholdet personalarkiv - personalmappe

Personalarkivet vil inneholde dokumentasjon av ulik betyding for den enkelte og virksomheten. All dokumentasjon som omhandler den enkeltes arbeidsforhold skal legges i personalmappa. Dokument med mer tidsavgrenset informasjon (personalinformasjon) kan settes i egne permer i personalarkivet, eller hos enheten som har ansvaret for saksområdet. Dette gjelder spesielt informasjon som omhandler utbetaling av lønn og godtgjørelser.

Personalregister

Alle virksomheter plikter å ha et personalregister med ajourførte opplysninger om alle ansette, enten i form av personalkort eller som edb-register. Ved endringer i personalsituasjonen skal det tas utskrift av edb-registrene. Såframt personalregisterene ikke inneholder opplysninger som er nevnt i personregisterloven §2-12, er de ikke konsesjonspliktige.

 Det er bevaringspåbud for personalregister /personalkort.

3. Ordning av personalsaker 

TILSETTINGSSAKER

Innhold

Tilsettingssaker skal arkiveres i saksarkivet eller i et eget stillingsarkiv. Dokumentene ordnes i klasser med kode «tilsettinger og engasjement» i arkivnøkkelen (kode 41 i K-kodene).

 Tilsettingssaker innehold disse dokumentene:

· Evt. forberedende korrespondanse/vedtak jfr. hovedavtalen

· Evt. korrespondanse med konsulentfirma

· Stillingsannonsen

· Kopi av bekreftelse for mottak av søknad

· Enkel (offentlig) søkerliste

· Utvidet søkerliste

· Evt. kopi av oversendelsesbrev til uttaleinstanser

· Evt. notat om innkalling til intervju

· Evt. notat fra intervju /referanser/konsulentvurderinger

· Innstilling

· Evt. brev til uttaleinstanser og korrespondanse rundt innstillingen

· Evt. tilsettingsvedtak

· Kopi av brev om stillingstilbud

· Aksept/avslag fra søker

· Kopi av tilsettingsbrev

· Særskilt om politiattest for ansatte i grunnskolen. Etter opplæringsloven med forskrift skal alle ansatte i grunnskolen legge fram attest fra politiet. Attesten skal vise om personen er siktet, tiltalt eller dømd for seksuelle overgrep mot barn. Politiattesten skal ikke legges ved søknaden, og skal kun kreves av den søkeren som får tilbud om stillingen. Politiattesten skal oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og skal makuleres straks etter å ha vært benyttet i tilsettingssaken eller til det formålet attesten er innhentet.

Journalføring

Hver tilsettingssak er definert som egen arkivsak i journalen. I tilfeller der en person søker på to (eller flere) stillinger, registreres søknaden som eget dokument i begge tilsettings-sakene. I saker der det er mange utlysinger av samme type, kan de enkelte tilsettingssakene påføres et fortløpende nummerert stillingskode (SK).

 eks. Kommunelege II - utlysning SK 1/97

 Hovedutlysning lærere SK 2/97

 Søknader på en stilling kan holdes tilbake fra offentlig innsyn til søknadsfristen er gått ut.(jfr Offentleglova § 6 pkt 4).

Overføring til personalmappe

Når det er kommet positivt svar på stillingstilbud blir søknaden med vedlegg, tilsettingsvedtak, stillingstilbud og svar samt eventuelt tilsettingsbrev overført til personalmappe.

Søknader til personer som ikke blir ansatt

 Kommuner : Søknader til ledende stillinger tas vare på

 Andre søknader skal returneres eller makuleres etter 5 år.

 Fylkeskommunen : Søknader til ledende stillinger skal tas vare på.

 Andre søknader skal returneres eller makuleres.

Søkerlister og stillingsvurderinger tas vare på.

PERSONALMAPPER

 Innhold

Dokumentene ordnes som ei mappe på hver enkelt ansatt. Mappene ordnes alfabetisk /fødedato. Ved sentrale personalarkiv grupperes mappene etter etat/avdeling.

 Personalmappen dokumenterer den ansattes arbeidsforhold og skal inneholde følgende dokument:

· Søknad med vedlegg (overført fra tilsettingssak)

· Tilsettingsvedtak (overført fra tilsettingssak)

· Kopi av stillingstilbud og svarbrevet (overført fra tilsettingssak)

· Kopi av tilsettingssbrev (overført fra tilsettingssak)

· Evt. annen dokumentasjon som kreves for stillingen

· Arbeidsavtale

· Taushetserklæring, vedtak om trygghetserklærering

· Innmelding / korrespondanse med trygdekasse

· Pensjonsforhold

· Dokument som gjelder ansiennitets- og lønnsplassering, -opprykk

· Dokumentasjon av permisjoner med ansiennitetstap - søknad og vedtak

· Dokument som vedkommer evt. særavtaler, godtgjørelser, stipend

· Dokumentasjon av kompetansegivende kurs og opplæring

· Evt. AKAN-tiltak

· Evt. særskilte arbeidsavtaler f. eks. tilpasset arbeid og attføring

· Evt. disiplinærtiltak

· Dokument som gjelder evt. utdelte hederstegn

· Div. korrespondanse til og fra den ansette som vedkommer arbeidsforholdet

· Kopi av oppsigelsessbrev / avskjedsbrev /evt. korrespondanse

· Kopi av sluttattest

 Avgjørelser som gjelder tilsetting, oppsigelse, suspensjon, avskjed eller forflytting regnes som enkeltvedtak. Det samme gjelder vedtak om å ileggje offentlig tjenestemann ordensstraff eller pensjon (Forvaltningslova § 2 -2). Permisjonssøknader regnes ikke som enkeltvedtak.

Journalføring

Når det oppstår ei sak knyttet til en ansatt, opprettes det ny sak med rett arkivkode. Arkivering skal som hovedregel skje i personalmappa.

Bevaring/kassasjon

Alle personalmapper skal tas vare på for ettertida.

Utlån

Personalmapper skal ikke lånes ut i sin helhet. Kun dokument som det er tjenestlig behov for kan lånes ut. Eventuelt kan kopi av dokumentene leveres ut (Jfr. forvaltningslova §13).

Bortsetting

Mapper på sluttet personale skilles fra og settes bort til fjernarkivet når det tas ordinær periodisering. Bortsetting skal utføres etter retningslinjer for arkivbegrensing og kassasjon. Ved bortsetting skal trygghet og personvern ivaretas etter gjeldende bestemmelser. Kun beordret personell skal ha tilgang.

Overføring av opplysninger

Personalarkivet er knyttet til den enkelte virksomhet og personalmapper skal ikke overføres til annen virksomhet. Ved tilsetting i ny virksomhet skal ny mappe opprettes. Nødvendig utveksling av informasjon skal skje i form av kopier. Dette gjelder også ved avvikling av virksomheter.

DOKUMENT AV TIDSAVGRENSET INTERESSE

 Personalinformasjon om den enkelte med tidsavgrenset interesse og som ikke er nødvendig for å dokumentere den enkeltes arbeidsforhold, skal tas vare på utenfor personalmappa. Slik informasjon skal settes i permer, eller i egne omslag på tilvist emne i saksarkivet.

 · Permisjoner uten ansennitetstap

· Ferier

· Tjenestereiser, reiseforskudd

· Gjenparter av rutinemessige meldinger til pensjonskasse, trygdekontor

· Egenmeldinger og sykemeldinger

· Skattekort

· Lønnsutbetaling, lønningskort, kopi av lønnslipper, lønns- og trekkoppgaver

· Underbilag til lønn: Timelister, akkordsedler, stemplingskort, overtidslister, fraværslister

· Lønnstrekk til fagforening

· Bilgodtgjørelse, telefongodtgjørelse

· Medlemslister til pensjonskassen

 Slik dokumentasjon skal ikke registreres i journalen, men stemples ved mottak.

 Materialet kan kasseres etter 5 - 10 år i følge regnskapsforeskriftene og kommunal-forvaltningens kassasjonsregler.

4. Oppbevaring av personalarkiv

Trygghet

Personalopplysninger skal tas varer på på ein forsvarlig måte, jfr. forvaltningslova § 13 c. Personalmappene skal oppbevares i særskilt låsbart arkivskap skilt fra saksarkivet. Dette gjelder også eldre personalmapper som er satt bort. Postbehandling og behandling av personalarkiv bør utføres av personale som arbeider kun med personalsaker, eller av arkivpersonale som arbeider på etaten personalarkivet er lagt under. (Forvaltningslova § 13 b-3). Dokumentene skal også oppbevares nedlåst når de er hos saksbehandler.

 Disiplinærsaker krever spesiell varsomhet. Normalt blir disse kun arkivert i personalmappen (i lukket konvolutt eller eget omslag). Dersom det ut i fra saksbehandlingen kreves at saken også må ligge i saksarkivet, skal den anonymiseres. Dersom det er fare for at man ødelegger bevis i ei disiplinærsak, skal slike opplysninger oppbevares i særskilt fortrulig arkiv så lenge de er aktuelle. Etterpå skal de overføres til personalarkivet.

Innsyn

Ansette kan kreve å få innsyn i deler av egen personalmappe (innsynsretten gjelder ikke interne dokument), men de kan ikke kreve personalmappen utlevert. Det samme gjelder part som representerer den ansette og har fullmakt fra denne. (Jfr. personregisterlova §7 og forvaltningslova § 18).

 Alle har rett til å vite kva slags type opplysninger som er tatt inn i personregisteret i følge personregisterlova §7- 3.

 Politikere har rett til å gjøre seg kjent med dokument knyttet til ei konkret sak som er til behandling, men de kan ikke kreve å få utlevert hele personalmapper.

 Henvisning til hjemmel når rett til offentlig innsyn ikke gjelder: I tilfelle det kreves offentlig innsyn henviser man til rett paragraf i offentlegloven med tilhørende avgjørelse.

 Eks. på paragrafer

 § 5-1 interne dokument

 § 5 a opplysninger som er underlagt taushetsplikt i lov eller i medhold av lov

 § 6-2a forsvarlig lønns- og personalpolitikk (lønnsforhandlinger/krav)

 § 6-4 dokument som gjelder tilsetting eller forfremmelser

Brevjournal/postliste

Der det føres egen brevjournal/postliste for personalkontoret, skal den bindes inn senest ved periodeskile. (valgår kommunestyre).