En arkivplan er en ajourført samleplan som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer m.v. som gjelder for utføring av arbeid som mottak av post og registrering, produksjon av arkivverdig materiale, arkivlegging, plassering, bortsetting, kassasjon, overføring og avlevering av arkivet.

Arkivplanen skal ikke bare være en aktuell oversikt, men være knyttet til både dagens situasjon og til fortiden – altså både det som skapes og brukes i dag, og det som har vært skapt og brukt tidligere. I tillegg må en ta med utviklingstrekk, ideer, meninger, vurderinger, endringsforslag, strategier, fremtidige planer osv.

En arkivplan vil aldri være ferdig – den skal vedlikeholdes og suppleres fortløpende. For å få dette til skal arkivplanen legges ut elektronisk. Dersom det benyttes papirversjon, bør en unngå å binde inn planen, men oppbevare den i ringperm, noe som gir mulighet for å foreta endringer etter behov uten å måtte trykke opp hele arkivplanen hver gang. Arkivplanen skal inn i kommunens årshjul.