Formål

Arkivtjenestens formål og hovedoppgave er å kvalitetssikre dokumentasjon av virksomheten i kommunen. Arkivleder har ansvar for at postbehandling og arkivlegging skjer i samsvar med reglene i arkivforskriften og kommunens arkivplan.

Formålet med arkivet er å ta vare på og gjøre tilgjengelig forvaltningsmessig dokumentasjon og dokumenter som kan ha verdi for forskning.

Sagt av Riksarkivaren: "Arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger. Det er en viktig oppgave å verne om dette behovet i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov."

Fra Riksarkivarens forord til årsmelding for arkivverket 1996.

Målsettinger

a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn.

b) Alle saksdokumenter skal registreres og arkiveres i kommunens  sak-/arkivsystem. 

c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert.

d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid.