Vågan kommune har valgt å lage en grunnleggende arkivplan. Det vil si at planen skal oppfylle kravene som stilles til en arkivplan i henhold til arkivforskriften.
Arkivplanen for Vågan kommune skal gjennomgås minst en gang per år slik at det innarbeides gode rutiner for oppdateringer og ajourføring. Skal inngå i kommunens årshjul.
Arkivplanen revideres grundigere når.
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- når et styre eller utvalg blir lagt ned eller opprettet
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunen sitt delegeringreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
- det kommer nye lover og instrukser
- endringer i tidligere lover, forskrifter m.m
- nye versjoner av arkivnøkkel
- endringer har betydning for arkivet
- Endring av arkivplan fra emnebasert til funksjonsbasert.
- Arkivplanen skal inn i årshjulet for Vågan kommune
Arkivleder har ansvaret for arbeidet. Kommunedirektør skal godkjenne eventuelle endringer. Er det store endringer eks bytte av arkivsystem kan arkivplanen godkjennes politisk.
Arkivleder skal ha melding om alle endringer i kommunen, eks endringer i organisasjonen, innkjøp av nye fagsystemer, som kan ha betydning for arkivet i god tid før de blir satt i verk. Arkivleder har rett til å uttale seg om de følgende det kan få for arkivet.
Arkivplanen er et levende dokument, utgåtte arkivplaner skal arkiveres.
