FORMÅL:

Arkivplanen skal sikre at Vågan kommune ivaretar arkivansvar etter arkivlovens § 6: ”Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid.”

Arkivplanen gir bindende instrukser for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Vågan kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for instruksene.

Formålet med arkivplanen er å bruke den til å kvalitetssikre den interne arkivforvaltningen samtidig som den skal være et redskap til å holde oversikt over hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder, fysisk plassering av arkivet og de forskjellige arkivdelene/- seriene.

Arkivplanens hovedmål er å styre produksjon, lagring og bevaring av dokumentasjon (arkivdokumenter) i kommunen. I tillegg til å være intern dokumentasjon, skal den også fungere som dokumentasjon når eksterne myndigheter og overordnede myndigheter ber om opplysninger om arkivforholdene.

Videre er målet å etablere en felles arkivpolitikk for hele kommunen slik at alle saksbehandlerne til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandlingen skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Dette vil sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service.

Arkivplanen skal altså ikke bare fungere som oversikt, den skal også være organets interne oppslagbok. Her skal ledere, saksbehandlere og ikke minst arkivpersonalet kunne slå opp når de har behov for kunnskap om arkivforhold.

MÅLSETTING:

Etablere en felles arkivstrategi for hele Vågan kommunen slik at alle saksbehandlere til enhver tid vet hvordan oppgavene knyttet til dokumentbehandling skal løses og hvilke retningslinjer som gjelder. Dette vil sikre en rask og korrekt saksbehandling og en effektiv service.

Planen skal sikre at arkivarbeid blir et aktivt verktøy i Vågan kommunes totale informasjonsbehandling.

Arkivplanen skal være Vågan kommune sin interne oppslagsbok, her skal ledere, saksbehandlere og arkivpersonale slå opp når de har behov for kunnskap om arkivforhold.

Arkivplanen skal være styringsredskap med:           

• Oversikt over arkivrelevante lover, forskrifter og annet regelverk
• Plan for arkivdanningen
• Oversikt som viser rutinene