Daglig arkiv

 Dagligarkiv kan oppbevares i vanlige kontorrom. Slike rom må likevel tilfredsstille disse kravene:

• Røyking og annen brannfarlig virksomhet skal være forbudt.
• Rommet kan kun inneholde elektrisk utstyr som er nødvendig for virksomheten i arkivlokalet.
• Rommet skal være sikret mot vann og fukt. Det skal ikke tas i bruk lokaler som man vet kan være truet av flom eller oversvømmelse.
• Det skal ikke være sikringsskap o.l. i rommet.
• Bygningsdelene i rommet skal minst ha brannmotstandsevne REI 30 og være utført i materialer som er avgrenset brennbare. Arkivlokalet skal ha håndslukkingsapparat .
• Rommet skal ha stabilt klima, med vanlig romtemperatur og relativt luftfuktighet rundt 50 %.

Kontorrom der en har arkiv, skal gå inn i det ordinære sikkerhetsopplegget for bygningen. Arkivmaterialet skal være sikret mot ulovlig tilgang og mot innbrudd, dessuten skal det være regler for hvem som har adgang til arkivlokalet.

Bortsettingsarkiv

Arkiv som har blitt skilt ut etter periodisering skal normalt overføres til bortsettingsarkiv, men kan også oppbevares i kontorlokale hvis de er i hyppig bruk. Med hyppig bruk regnes minst en gang i uken. Arkivmaterialet i bortsettingsarkivet skal normalt avleveres til depot når det er 25 år gammelt. Avvik fra denne regelen må avtales med ledelsen for kommunens depotordning.

Arkivmaterialet bør være ordnet slik at bevaringsverdig og kassabelt materiale er oppbevart hver for seg. De journalførende enhetene har selv ansvaret for å holde ved like systematikk og orden i bortsettingsarkivene.

Arkivlokale som skal benyttes til bortsettingsarkiv skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• I spesialrom for bortsettingsarkiv skal bygningsdelene minst ha brannmotstandsevne REI 60 og utføres i materialer som er avgrenset brennbare.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.

Arkivskap med brannmotstandsevne EI 90 eller høyere kan brukes til oppbevaring av bortsettingsarkiv, i stedet for spesialrom.

Depotarkiv

Arkivforskriften krever at arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter nedlagte organ eller har avsluttet virksomheten (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Eldre arkiv skal normalt avleveres etter 25 år. Materiale som blir overført til depotet, skal være kassasjonsbehandlet. Arkiv som blir avsluttet i sammenheng med nedleggelse av administrative enheter skal avleveres etter avtale med ledelsen for depottjenesten.

Arkivlokale som skal benyttes til eldre og avsluttet arkiv, skal kunne klassifiseres som spesialrom for arkiv. I tillegg til kravene for dagligarkiv skal spesialrom for arkiv tilfredsstille disse kravene:

• Tilfluktsrom skal ikke brukes som arkivlokale, annet enn til oppbevaring av arkivmateriale som er vedtatt kassert etter en viss tid.
• Lokalene skal være innredet slik at arkivmaterialet ikke står tett inntil vegger og tak eller rett på golvet.
• I spesialrom for arkiv skal det ikke være vannrør.
• Lokaler som skal brukes til varig oppbevaring av eldre og avsluttede arkiver, depot, skal ha brannmotstandsevne REI 120.
• Spesialrom for arkiv skal ha selvlukkende dør. De skal normalt ikke ha vinduer.
• Reoler skal være av ikke brennbart materiale.
• Spesialrom for arkiv skal ha automatisk brannalarm.
• Spesialrom for arkiv skal være sikret med særskilt innbruddsalarm
• Spesialrom skal varmes opp med varmekabler i gulv eller i egne vernekonstruksjoner eller med varmluftsanlegg.

Regler for adgang til arkivlokaler

Når det gjelder tilgang til arkivlokalene og depot skal henvendelsen gå gjennom kommunearkivar.