Det er de daglige post- og arkivbehandlingsrutinene som legger grunnlaget for om kommunen skal kunne etterleve kravene som lovverket og offentligheten/allmennheten stiller til dokumentasjon og informasjon.
Rutinene nedenfor er basert på arkivloven med forskrifter og tar utgangspunkt i den kommunale hverdagen.
Postmottak:
- Kommunens postmottak er lokalisert til sentralarkivet
- Inngående papirpost leveres av Posten på oddetallsuker 3 ganger pr uke og på partallsuker 2 gang i uken
- Sentralt arkiv tømmer postkasse ved hovedinngangen hver dag.
- Papirpost som blir levert direkte til etater og saksbehandlere skal arkivvurderes av mottaker og sakspost skal leveres til sentralarkivet for registrering.
Postmottak elektronisk post – E-post:
- Sentralarkivet har ansvaret for kommunens elektroniske postmottak – postmottak@enebakk.kommune.no - Epost skal behandles på lik linje som annen post.
- E-post som mottas av saksbehandler og har verdi som dokumentasjon er saksbehandlers ansvar for å registrere i riktig sak i riktig system.
Postmottak elektronisk post – Elektroniske skjema:
Skjemaer som sendes kommunen sendes via skjemaadministrator og kommer direkte inn i Elements ferdig fordelt til avdeling eller saksbehandler. De skjemaene som kommer inn i samlesak, fordeler sentralt arkiv til rett avdeling eller saksbehandler.
Postmottak digital post – Altinn:
Sentralarkivet henter dokumenter fra Altinn som er sent til hovedorganisasjonsnummeret til kommunen, dokumentene blir arkivert i Elements.
Postmottak digital post – KS FIKS SvarUt/SvarInn/edialog:
KS FIKS er en nasjonal felleskomponent som formidler dokumenter mellom avsender og mottaker via ulike kanaler. Kommuner og andre offentlige virksomheter kan benytte KS FIKS. SvarUt benyttes for utgående post, mens SvarInn og edialog benyttes for innkommet post.
Dokumenter som kommer til kommunen via KS FIKS SvarInn og edialog mottas i en fordelingssak i Elements
Journalposter flyttes til riktig sak om dokumentet skal saksbehandles i Elements.
Skal ikke journalposten saksbehandles i Elements men et annet fagsystem, registreres det midlertidig på en sak i Elements, sentralt arkiv sender så lenke fra dokumentet på epost med beskjed om at det ligger et dokument til dem i saken. Enheten registrerer dokumentet i sitt fagsystem, når det er gjort sendes en mail tilbake til sentralt arkiv at det er registrert hos dem. Sentralt arkiv erstatter fila med en tom fil og setter dokumentet til utgått. Utgående dokumenter fra Elements som sendes via SvarUt kan besvares digitalt og da kommer svaret inn via SvarInn og lagres direkte inn på riktig sak.
