Ansvarsfordeling på SK:

Post 1 har ansvar for å hente og bringe post, frankere, sjekke postkassen ved utgangsdøra,  sjekke postkassen til SK, og behandle postmottak@grong.kommune.no. Sjekk meldinger på FB/Messenger.
Post 2 har ansvar for Svar inn, Altinn, ISI (stillinger), publisering.

Er det kun en postansvarlig på jobb, har man ansvar for alle oppgavene.

Ansvarlig: postansvarlig.

Hente post

Post hentes  på Rema 1000 (post i butikk), ca. kl. 09.30.

Ansvarlig: SK v/Post 1.

Sortering av post

Postskapet på servicekontoret er låst, nøkkel er kvittert ut av ansvarlig postmottaker.

All post sorteres og fordeles:

• Ikke arkivverdig post skilles ut fra arkivverdig post og distribueres direkte til saksbehandlere og avdelinger i posthyllene i servicekontoret.
• Personlig adressert post (navn først) med unntak av når det er inngått avtale om at postansvarlig kan åpne slik post, leveres direkte til adressaten.
 • Post adressert med kommunens navn først v/NN er å betrakte som post til kommunen og skal følgelig åpnes og registreres i arkivtjenesten. - Unntatt fra dette er post stilet til mottakere innen lukkede system og som gjelder klientforhold: barnevern, sosial og pleie-omsorg
• Post til politikerne journalføres på ordføreren
• Post til økonomiavdelingen åpnes og leveres direkte i posthylle. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK.
• Post til helse- og omsorg, legekontoret leveres i posthyller på helse- og omsorg/legekontor. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK.  Klientpost journalføres i fagsystem

• Post til Indre Namdal Barneverntjeneste/PPT åpnes og regisreres i fagsystemer av servicekontoret (fra 01.01.2021). Post til NAV sosialtjenesten blir levert uåpnet direkte i posthylle. De er selv ansvarlig for å returnere journalverdig post til SK.  Klientpost journalføres i eget fagsystem.

• Anbud – mottas i SK, og tas vare på til anbudsfristen  utgår. Leveres uåpnet til saksansvarlig med påført datostempel og signatur.

All arkivverdig sakspost skal journalføres i ESA8/NOARK5 (sak og arkiv). Alle dokumenter skal knyttes til en arkivsak. Arkivsaken skal identifisere hva saken gjelder, og journalposten skal identifisere hva dokumentet gjelder.

Grong kommune praktiserer fullført saksbehandling, dvs. at samme arkivsak skal brukes under saksbehandlingen uavhengig av hvem som er saksbehandler. Saken arkiveres der den ble opprettet.  Saksansvarlig sluttfører saken og sender ut vedtak til gjeldende parter.

Ansvarlig: SK/Post 1.

E-post og telefaks

Skal behandles som andre mottatte dokument.

Saksbehandler har ansvar for at arkivverdig e-post/telefaks sendes/leveres til journalføring, enten

• ved overlevering av papirdokument til SK
• ved innlegging direkte i ESA med Arkiv Plug-IN
• til postmottak@grong.kommune.no med beskjed om at dokumentet må journalføres av postmottak.

Ansvarlig: Saksbehandlere.

Epost til postmottak@grong.kommune.no: både innboks og sendte elementer slettes etter ett år. Post som er arkivert finnes i ESA. Post som er videresendt er saksbehandlers ansvar. Slettede elementer slettes etter ett år.

Sosiale medier, messenger, SMS, samhandlingsplattformer m.m.

Skal behandles som andre mottatte dokument.

SK har ansvar for å journalføre arkivverdig post som kommer på Grong kommune sin Facebook-konto/messenger.

Saksbehandlere har ansvar for at arkivverdige meldinger f.eks. på sms leveres til journalføring enten ved å videresende meldingen til SK, eller ved å ta et skjermbilde og sende pr. epost til postmottak@grong.kommune.no.

«Klient-post»

Hvis post som er adressert til kommunale virksomheter innenfor lukkede system (klientforhold) åpnes feilaktig, legges den tilbake i konvolutten.

Konvolutten dateres og signeres av den som åpnet posten og brevet sendes umiddelbart til fagavdelingen.

Ansvarlig SK/Post 1.

Etter at kommunen tok i bruk SvarInn i sakarkivsystemet og i fagsystemer, hender det at post kommer feil. Dersom det skjer skal posten (papir) skrives ut, legges i posthylle til riktig mottaker som skanner posten inn i sitt fagsystem.

I sakarkivsystemet slettes posten dersom den inneholder sensitiv informasjon. Journalposten settes deretter med status U. 

Arkivbegrensning jf arkivforskriften § 14

Skal gjennomføres i forbindelse med postbehandlingen. Arkivbegrensning betyr å holde utenfor eller fjerne fra arkivet dokumenter som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, og som ofte har en tidsbegrenset interesse.

Arkivbegrenses (ikke arkiveres) skal bl.a.

• trykksaker og off. publikasjoner – skapt av andre. (videresendes til interesserte for gjennomsyn)
• reklame (urelevant reklame slettes/kastes)
• alle kursinvitasjoner (sendes aktuelle avdelinger)
• rundskriv skapt av andre (videresendes aktuelle avdelinger)
• utskrifter fra andre organ (videresendes aktuelle avdelinger).
• generalforsamlingsdokument som innkallinger og sakspapir. (Vi journalfører protokoller).
• brev fra ulike instanser som følgebrev til ulike rapporter
• annet materiale som ikke har dokumentasjonsverdi.
• fakturaer (sendes fakturamottak@grong.kommune.no)
• årsmeldinger fra andre (videresendes aktuell avdeling).
• kladder, konsept, ekstra kopier, interne meldinger.

Generelt for alle typer dokumenter:

Dokumenter som fører til saksbehandling eller som er nødvendig for å forstå en sak, skannes, registreres og arkiveres elektronisk.

Ansvarlig: SK/postansvarlig

Journalføring

Når posten er sortert skal arkivverdige dokument journalføres og skannes.

Inngående papirpost stemples. Stempelfarge skal være rødt.

Ved journalføring påføres: arkivkode, dato for mottak, dato på brev, saks/dokument tittel, saksbehandler, kopimottakere og avsender.

Er det opprettet tidligere sak, blir brevet knyttet til saken.

Dersom det ikke er opprettet sak fra før, opprettes ny sak. Journalposten blir påført saksbehandler, er saksbehandler ukjent, blir journalposten fordelt til nærmeste leder.  LEDER kan fordele sak til rette saksbehandler.

Tittelfeltet må være godt tilpasset innholdet i dokumentet som registreres.

Dokumentene skannes og journalposten journalføres ferdig. Status J.

Ansvarlig: SK/ledere.

Gradering

Konfidensiell papirpost stemples med eget rødt stempel merket Unntatt offentlighet, hjemmel for unntaket skal påføres.
Sending av gradert post-materiale internt i kommunene skal skje i lukket konvolutt.

Anses dokumentet som unntatt off. settes graderingskode på av arkivtjenesten.  
Saksbehandler har ansvar for å offentlighetsvurdere og sjekke graderingskode.
Påført graderingskode er kun et forslag.  Graderingen må vurderes både på saksnivå og på journalpostnivå.

Ansvarlig: SK og saksbehandler.

Refereres i utvalg

SK er ansvarlig for å registrere inngående post som skal refereres i kommunestyre og formannskap.
Åpne journalposten det gjelder. Velg «flere journalpostdetaljer» til høyre, Velg «referer i utvalg», Velg riktig utvalg.
Saksbehandlere kan også selv registrere referatsaker om de ser at post skal refereres.

Jf egen rutine for registrering av referatsaker til utvalg.   Registrering av referatsaker til utvalg - ESA

Elektronisk post

Behandles og journalføres på samme måte som papirpost.

•  SvarInn-tjenesten: post kommer direkte inn i saksbehandlersystemet ESA, enten til fordelingssak eller direkte i saken den hører til.
•  Altinn: Hver dag skal det søkes opp post i innboksen til Grong kommune samt alle underavdelingene. Ny post skrives ut og journalføres. Post som ikke skal journalføres sendes til saksbehandler i post/epost.
•  Postmottak@grong.kommune.no; Post kan enten skrives ut og skannes, eller bruk Arkiv-plugin og journalfør direkte i ESA.

Kvalitetssikring/ Innsyn

SK v/postansvarlig 2 kvalitetssikrer postlisten før den gjøres tilgjengelig for portal i innsynsløsningen Jupiter. 

•  Den offentlige postlisten skal være slik at den gir en oversikt over alle inn- og utgående brev.
•  Utlagt postjournal skal være identisk med postjournal i ESA8/NOARK5

Behandling av innsynskrav: All informasjon er åpen og tilgjengelig for alle dersom det ikke er gjort unntak fra offentlig innsyn med hjemmel i lov.
Offentlige dokumenter leveres direkte fra SK.
Forespørsel vedr. dokumenter som er unntatt offentlig kan vurderes av SK. Innsynskravet skal oversendes saksbehandler for avgjørelse. Svarfrist er 3 dager.

Ansvarlig: SK/Postansvarlig.

Postliste

Postlista finner man p på Grong kommunes hjemmeside.

Journalpostene  I, U og N publiseres via Jupiter Innsyn.
Status: J, E og A publiseres dagen etter journalføring.

Ansvarlig SK/Post 2.

Fordeling etter journalføring

• Ansettelser, søknader og permisjoner legges direkte til fordeling til saksbehandler, som arkiverer dette i personalarkivet.
• Ordinær post /originaldokumenter  oppbevares i esker datert fortløpende i arkivskap. Makuleres når digitale uttrekk til IKA er gjennomført.
• Byggesaker, kartforretninger m.m. Originaldokument leveres saksbehandler. Arkiveres i eiendomsarkiv/bedriftsarkiv.
• Kontrakter og avtaler registreres i et skjema i ESA sak 19/524, og arkiveres på Agle.
• Andre dokumenter med objektkoder, leveres saksbehandler for arkivering.

Ansvarlig: SK/Postansvarlig.