Rutiner postføring Visma Flyktning

Formål:

Rutinen skal gjøre at post til enheten blir journalført inn i Visma Flyktning daglig, og dokumentasjonsplikten ivaretas.

Innkommen post kommer til riktig saksbehandler.

Utgående post dokumenteres i fagsystemet.

Postbehandling – inngående post

Henting/mottak/fordeling av post

Arkiv grovsorterer posten og fordeler post til VIO i deres interne posthylle

Merkantil funksjon henter posten daglig fra arkivet

Posten til VIO blir åpnet og journalført inn i Visma Flytkning og fordelt til saksbehandler.

Det skal føres elektronisk postjournal som skal inneholde avsender, mottatt dato, dokumentdato og hvem det gjelder. Denne oppbevares på samlesak i fokus med skjerming S – unntatt offentlighet – Sensitiv informasjon

Post til Alltin

Arkiv går inn ved varsel og fører denne posten inn i Acos

Post til Acos mottak – post som kommer på hovedorganisasjonsnummer til Vågan kommune

Arkiv fører denne posten i Acos

Ugående post

Utgående post skrives og dokumenteres i Visma Flyktning

Generell utgående post skrives i acos og sendes via Svar ut.

Utgående post skal dokumenteres i elektronisk postjournal og skal inneholde mottaker, dokumentdato og hvem det gjelder. Denne legges på samlesak i fokus med skjerming S – unntatt offentlighet – Sensitiv informasjon

Skjerming S er det kun arkivar og barnevernsleder som har tilgang til.