Hva er felles saksbehandlingssystemer?

Felles saksbehandlersystemer er elektroniske systemer for felles oppgaveløsning på tvers av virksomheter med ulike roller i saksbehandlingen. Les veileder fra Arkivverket for bruk av fellessystemer

Namsskogan kommune har, som en offentlig instans, et viktig ansvar for å sikre at nødvendig dokumentasjon blir ivaretatt i henhold til arkivregelverket. Dette innebærer både å dokumentere eget behov for å føre arkiver og å dokumentere ansvaret for behandling av arkivverdige opplysninger i systemene vi benytter.

1. Arkivregelverkets krav ved bruk av saksbehandlingssystemer

 Arkivloven med tilhørende forskrifter gjelder.

1.1. Ansvaret for dokumentasjon

Kommunenes arkivansvar omfatter de dokumentene som opprettes, lagres og utveksles i felles saksbehandlingssystemer. Arkivansvaret innebærer å sørge for at dokumentene som blir til som ledd i virksomheten sikres som informasjonskilde for nåtid og ettertid og behandles i henhold til arkivregelverket. Kommunens plikter som arkivskaper etter arkivloven, gjelder også i tilfeller hvor kommunene er pålagt av staten å benytte et felles system.

1.2 Arkivansvar og delegering av oppgaver

Det er Husbanken som er eier og driftsansvarlig for fellessystemet Ekstranett.

Husbanken er en norsk statlig etat som er underlagt Kommunal- og distriktsdepartementet (KDD). Husbankens samfunnsoppdrag er å forebygge at folk blir vanskeligstilte på boligmarkedet, og bidra til at de som ikke selv klarer det kan skaffe seg og beholde en egnet bolig.

Husbankens arkivansvar i fellessystemet

Husbanken har hatt ansvaret for bostøtteordningen siden 1970. Forvaltningsansvaret har vært delt mellom Husbanken og kommunen. Saksbehandling foregår elektronisk i Husbankens fagsystem.

I den digitale e-søknadsløsningen har Husbanken arkivansvaret for e-søknader og opplastede tilleggsopplysninger på bostøtte. Det er Husbanken som gjør vedtak.

Kommunens oppgaver:
• informere og veilede om ordningen
• kvalitetssikre og registrere søknader
• forberede klager som skal sendes til Husbanken
• avregne kommunal transport (bostøtte utbetalt til kommunen)

Kommunen tar imot søknader pr. papir for de søkere som ikke selv registrerer søknaden elektronisk. Kommunen registrer så søknaden elektronisk.

Kommunens arkivansvar:
Inntil 2020 har kommunen tatt vare på alle søknader i papir. Disse er arkivert i arkivbokser sortert pr år. Boksene er oppbevart i arkivrom i kjeller på kommunehuset.
Fra 2020 arkiverer kommunen kun de søknadene som kommer inn pr.  papir.  I praksis registrerer saksbehandler papir søknaden inn i systemet. Dokumentasjon som eks husleiekontrakt skannes inn. Elektroniske søknader samt alle vedtak arkiveres hos Husbanken.

1.3 Bevaring og kassasjon.

Namsskogan kommune har gjort vedtak om kassasjon. Dokumentasjon blir bevart slik:

1.4. Deponering til depot

Se felles rutine for periodisering og deponering.

2. Journalføring og offentlighet

Alle offentlige virksomheter er pliktige til å ha arkiv, og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Når offentlige virksomheter bruker felles saksbehandlingssystemer, må de også sørge for journalføring, offentlighet og arkivplikt.

2.1. Journalføring og journalføringsplikt

I et felles saksbehandlingssystem skal kommunikasjon og utveksling av informasjon mellom virksomheter være sporbart. Når systemet legger til rette for samhandling mellom virksomhetene som bruker det, kan dette regnes som ekstern korrespondanse mellom virksomhetene. Det utløser journalføringsplikt. Dokumentene må registreres fortløpende, med informasjon om hvem som sendte og mottok dem, hva de handler om, dato, saken de inngår i og hvordan de ble fulgt opp eller behandlet.

Namsskogan kommunes saksbehandling journalføres i sak-arkivsystemet fortløpende.

Husbanken har arkivplikt og journalføringsplikt for saksbehandlingen som gjelder bostøtte. 

Dersom det forekommer dokumentasjon som produseres i Namsskogan kommune dokumenteres det i sak-arkivsystemet.

2.2 Offentlighet

I henhold til offentlighetsloven har alle og enhver rett til å kreve innsyn i kommunens saksdokumenter, journaler og lignende registre. Journalen som offentliggjøres skal ikke inneholde opplysninger som omfattes av taushetsplikt hjemlet i lov. Kommuner og fylkeskommuner har ingen plikt til å publisere journalen på internett, men de fleste legger ut offentlig journal på sine hjemmesider for å legge til rette for innsyn.

Husbanken har egen postliste for offentlig journal: https://einnsyn.no/sok?f=891d68af-4552-4659-980c-f6de3a84cad5

3. Dokumentasjonskrav ved bruk av felles saksbehandlingssystem

3.1. Beskrivelse av systemet:

Ekstranett ble tatt i bruk i 2017. 

Søknader om bostøtte registreres og behandles i det digitale saksbehandlingsverktøyet ekstranett. Vedtak gjøres av Husbanken og sendes søker fra systemet.

Nærmere systembeskrivelse: Se orden i eget hus.

3.2. Brukerrettigheter og tilgangsstyring 

             
Tildeling av brukerrettigheter og avslutning av brukertilgang gjøres av Husbanken. Kommunen sender endringsbestilling til Husbanken.

Roller:

Kommunen:

Saksbehandler Anja Klæboe registrerer og korresponderer med søkerne - se pkt 1.2   

Husbanken:

Husbanken saksbehandler, fatter vedtak, behandler klager og korresponderer med søker.

Husbanken er eier og har driftsansvaret for systemet.