Emne

Arkivverdige dokumenter

 Offentlighet

Sensitivt

Elevmappe

PPT-

mappe

Fag-system

Journalføres i sak/arkiv

Merknader

Saksbeh.

O.

U. Offl.

Avtaler / kontrakter - U-skole

Omdisponering av timer

x

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Kan være elever med spes.ped.

Rektor

Brev / e-poster

(E-)post fra eleven - kommunikasjon/vurdering i "Fronter"/"It's learning" - grunnlag for avgjørelser

x

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

(x)

Bevaring må vurderes ut fra innhold. Rutiner for å føre over informasjon som er arkivverdig til elevmappa. Husk journalføring!

Rektor

Brudd på skole-

reglement

Disiplinære forhold i skoletiden. Overføres ikke ved flytting, med mindre det er årsak til flytting. (Brudd på skolereglementet, tyveri, hærverk, rusmiddelbruk)

Ofl § 24 2. ledd

x

x

x

Bevares vanligvis ikke - må vurderes; gjort vedtak m/bet. for senere dok.? Tas vare på! Elektronisk arkiv: egen arkivdel som linkes til de aktuelle elevmappene.

Rektor

Enkeltvedtak

Alle enkeltvedtak (hele lista) (fritak fra oblig undervisning, fritak fra aktiviteter i hht til religiøs overbevisning fritak prøver, tildeling av skoleplass, skoleskyss, tildeling av spesialundervisning). Opplæringslova 9a: Fysisk og psykososialt arbeidsmiljø

x

x

Vurderes

x

x

Husk at alle enkeltvedtak kan påklages. Hver klage er en sak. Ha et bevisst forhold til hvor dokumentasjonene produseres; sak/ark eller fagsyst - må ligge på elevmappe.

Rektor. Fritak fra obligatorisk opplæring, og skolekrets skal til Grofik

Klager

Husk at alle enkeltvedtak kan påklages. Hver klage er en sak.

x

x

Vurderes

x

x

Rektor

Fravær

Fravær: Elevvarsel (fravær, varsel om fare for nedsatt karakter)

Ofl § 13, Fvl § 13.1ledd nr 1

x

x

Viktig rettslig bevis - må journalføres!

Egenprod.

Innkallinger

Innkalling til ressursteam / samarbeidsmøte vedr. elev

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Innkalling med vedlegg føres i sak/ark

Egenprod.

Klager

Klage på standpunktkarakter/eksamenskarakter

x

x

x

x

x

Rektor

Møtereferat

Referat fra tverrfaglig team / ressursteam (Lærer, PPT, helsesøster, andrelinjetjenesten)

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Egenprod.

Underveisvurdering/ Sluttvurdering

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

Vurdering av eleven som skjer 2 ganger i året (ikke iop)

Egenprod.

Møtereferat

Møte med elevene to ganger i året

x

x

Vurderes

x

x

Opplæringsloven (møter uten foreldre)

Egenprod.

Planer

IP (Individuell Plan)                                        JP: Melding om behov for individuell plan

x

x

x

x

x

Rektor

Planer

IOP (Individuell OpplæringsPlan) Skal inn i ePhorte                                                        JP: Individuell opplæringsplan for skoleåret 2010/ 2011

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Egenprod.

Planer

Elevrapporter. Årlige vurderinger av IOP skal inn i ePhorte

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Også hos PPT etter behov

Egenprod.

Skademelding

JP: Skademelding 01.01.10

x

Vurderes

x

x

Kan være sensitiv info.

Utg..dok: Skolesekretær

Sluttmelding

x

x

Vurderes

x

x

x

Flyttemelding er offentlig, men vedleggene må vurderes.

Skolesekretær

Sykdom og helse

Sykdom og helseforhold (legeattester, skjema fra helsesøster) med betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

Rektor

Søknader

Søknad om fritak i fag, og svar på denne

x

Vurderes

x

x

Kan være sensitiv info

Rektor

Tilrettelegging

Tilrettelegging ved eksamen

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

Kan være sensitiv info

Rektor

Skoleskyss

JP: Søknad om skoleskyss

x

x

Vurderes

x

x

Kan være sensitiv info

Skolesekretær

Uttalelse / rapporter

Sakkyndig vurdering fra PPT

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Rektor

Uttalelse / rapporter

Uttalelse / rapporter / epikriser fra andrelinjetjeneste (BUP, Helsevesenet, Barnevernet, ulike kompetansesentre, o.l.)

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Kan være sensitiv info

Rektor

Uttalelse / rapporter

Medisinering

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

Kan være sensitiv info

Rektor

Vitnemål / kompetansebevis

Kompetansebevis /vitnemål

Ofl § 6.6

x

x

x

x

Kompetansebeviset bør tas ut og legges på elevens mappe. El.ark: skann inn beviset på elevens mappe.

Rektor

PPT

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

x

All dokumenter fra PPT skal i elevmappa.

Rektor

Flyttemeldinger

JP: Flyttemelding inn/ut

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

Vurderes

x

x

Skolesekretær

Innmelding

Innmelding til + navn skole

Samtykkeskjema

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

x

Skolesekretær

Innmelding SFO

Innmelding SFO

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Skolesekretær

Oppsigelse Sfo

JP: Oppsigelse av skolefritidsordning ved Hommelvik Sfo

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

Skolesekretær

Skolestart

Søknad om fremskutt eller utsatt skolestart

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Cecilie Karlsen

Gå om skoleår

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Cecilie Karlsen

Refusjon fosterhjemsplasserte elever

Refusjon både inn og ut

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Cecilie Karlsen

Bytte av skole

Søknad om å gå på annen skole

x

x

Cecilie Karlsen

Barnevern

Bekymringsmelding barnevern

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Egenprod/ rektor

Møtereferat/ kontaktmøte

Notat etter "tilfeldige" samtaler med elev. Samtaler feks i gangen, på gata o.l. Godkjente referat / rapport fra kontaktmøte (Barne- og ungdomsskole).  Godkjent = underskrevet av foresatte/myndige elever

Dette skrives i Fronter/Oppad. Blir dette en "sak" må det tas inn i elevmappa. (Ihht veileder fra Fylkesmannen som sier at vi må gjøre dette enkelt)

Terminkarakter

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Egenprod/  rektor

Termin-evaluering

Terminevaluering etter hver termin.

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Egenprod/  rektor

Permisjon fra undervisning

JP: Søknad om fri fra undervisning "periode"

Ofl § 13, Fvl § 13.1 ledd nr 1

x

x

Skolesekretær