Papirkvalitet

• Kommunens arkivskapere skal bare bruke godkjent permanent papir (ISO 9706) til saksdokumenter, i møtebøker, kopibøker og andre registre.
• Oversikt over godkjente papirtyper finnes på Riksarkivets nettsider.

Skriveutstyr

• Skriveutstyr, kopimaskiner og skrivere/printere skal produsere lysekte skrift.
• Man bør unngå toner/fargebånd med annet enn sort skrift, da fargene ofte er mindre lysekte.
• Arkivdokumenter og møtebøker skal signeres med lysekte penner. Som hovedregel kan kule- og fyllepenner brukes, likeså spritbaserte tusjpenner. Vannbaserte tusjpenner skal ikke benyttes.
• Oversikt over godkjente kulepenner finnes på Riksarkivets nettsider.

Elektroniske medier

• Magnetbånd, som brukes til sikkerhetskopiering og lagring av informasjon fra sanerte databaser, skal oppbevares i egne lokaler som er særskilt sikret mot støv, direkte sollys og elektromagnetiske forstyrrelser. Eventuelle metallreoler skal være jordet.
• Klimaet i arkivrom for magnetbånd skal være stabilt på 20°C og 50% RLF, med maksimale avvik på ± 5 %.

Arkiveringsutstyr

• Alle mapper og arkivebokser skal være av en slik kvalitet at det ikke skader arkivdokumentene.
• Ved bortsetting skal det benyttes arkivbokser av samme format som de dokumentene som skal settes bort.
• Ryggen på arkivboksen bør være ca. 9,5 cm, og utstyrt med en "tunge" til å gripe i i underkant av ryggen.
• Fotografisk materiale skal legges enkeltvis i syrefrie konvolutter. For film og dias skal det brukes mapper av kjemisk nøytral plast (polytylen/polyester).
• Utstyr som innebærer at plast, metall eller lim kommer i kontakt med arkivdokument skal ikke brukes.
• Plastlommer eller binders skal være fjernet senest ved arkivlegging.

Arkivskap

• Alle arkivskap skal være låsbare, og låses ved arbeidsdagens slutt.
• Hvis arkivskap brukes til bortsettingsarkiv, og er plassert i lokaler som ikke er sikret mot brann, skal de minst ha brannmotstandsevne EI 90.