Denne rutinen gjelder fra 10.03.2020.

Etter Noark 5 standard (arkivstandard) skal en mappen handle om utførelsen av en aktivitet. I slike saker har man en definert begynnelse og slutt. Forvaltningens enkeltsaker starter ofte med en søknad eller henvendelse og ender med et vedtak.

Introduksjonsprogram
• For deltakere i introduksjonsprogrammet skal man opprette en sak når søknad kommer inn om å delta i introduksjonsprogrammet. For de som ikke leverer søknad, er gjerne vedtaket om oppstart første dokument.
• Sakstittel: Introduksjonsprogram. På linje 2 som er gradert: Navn på søker. Når man setter inn navn på søker i 2. linje på tittel, så vil det være lett å søke på vedkommende.
• Arkivkode 402 (Introduksjonsprogram).
• Alle søknader og vedtak som handler om denne personens deltagelse i introduksjonsprogrammet samles i denne saken.

Saken vil da være åpen gjennom hele personens programtid. Dersom noen skal finne igjen dokumenter, eller noen ber om innsyn i en persons introduksjonsprogram, vil man kunne sikre at alle dokumenter, søknader og vedtak er samlet.

Merk:

Ved saker om introduksjonsprogram for deltakere som før har fått sine vedtak og brev registrert på samlesaker sortert på saksbehandler gjøres følgende:
• Når det kommer nytt dokument inn. F.eks «Søknad om forlengelse av introduksjonsprogram»: lag ny sak for personen med tittel «Introduksjonsprogram, navn xx».
• I merknadsfeltet i saken skal du skrive i hvilke andre saker de gamle dokumentene vedrørende introduksjonsprogrammet finnes. Eks. Vedtak introduksjonsprogram finnes i sak 19/1111.
For videre inngående og utgående brev: Bruk den nye saken, ikke samlesakene.

Andre saker:
Å ha samlesaker pr år kan være greit f.eks. for saker som handler om økonomi, møter, virksomheten osv. Da får man dokumentert aktiviteten pr år.

Generelt:
For saker hvor det er mulig, skal sakene avsluttes hvert år, men dersom det ikke er mulig, så kan saker fortsette over flere år.