Noark

NOARK betyr Norsk Arkivstandard. Det er utarbeidet av Riksarkivaren og gir nasjonale standarder og kravsspsifikasjoner for kvalitetssikring for dannelsen av offentlige arkiver.Den ble første gang introdusert i 1984.

Tidligere versjoner av Noark

Noark 3 gjaldt først og fremst statlig sektor (1994).

Koark standard er omtrent det samme som Noark 3 innholdsmessig, bare at den var beregnet på kommuner og mer tilpaset kommunal sektor.(Kommunenes arkivstandard), utarbeidet i samarbeide mellom KS og Riksarkivaren (1995).

Noark 4

Dagens standard (pr. 1998) heter Noark 4 og er en videreføring og en sammenføying både av Noark 3 og Koark. Noark 4 gjelder dermed både statlig og kommunal sektor. Noark 4 er en kravspesifiksjon for elektroniske arkivsystemer i offentlig forvaltning. Den er kjent som den standarden som må være oppfylt på et visst nivå for å kunne gå god for helelektronisk arkiv. Den kan samtidig tilpasses flere varianter, som f.eks. elektronisk journal/ saksbehandlingssystem kombinert med papirarkiv. Noark 4 er beregnet både for leverandører av sak/arkivsystemer som offentlige organer. Noark 4 angir krav til systemenes informasjonsinnhold (hvilke opplysninger som skal kunne regististreres og gjenfinnes), datastruktur (utformingen av de enkelte dataelementer og forholdet mellom dem) og funksjonalitet (hvilke funksjoner systemene skal ivareta). Unntaksvis stilles det også krav til brukergrensesnitt (hvordan systemene skal kommunisere med brukerne), men dette er i all hovedsak overlatt til den enkelte systemutvikler eller leverandør. Spesifikasjonen stiller heller ikke krav til hvordan datastrukturen skal implementeres eller til den tekniske systemutforming for øvrig.

Noark 4 inneholder kravspesifikasjoner i to deler

• Del 1 - Funksjonsrettet beskrivelse og kravspesifikasjon, som inneholder overordnet beskrivelse av generelle funksjonskrav, hovedstruktur i datamodellen, formål/ uforming og funksjonskrav for de forskjellige deler av systemet (moduler), de viktigste tabeller og deres informasjonsinnhold, forutsetninger knyttet til administrative rutiner, integrering med e-post og saksbehandlingsfunksjoner, avvik fra Noark-3 og Koark.
• Del II - Teknisk kravspesifikasjon som inneholder fullstendig tekniske kravspesifikasjoner av informasjonsinnhold og datastruktur, gitt i form av: Datamodeller for de enkelte moduler, fullstending attributliste for alle tabeller, knyttet opp mot den enkelte modul, krav til formater for utveksling og eksport, avvik i forhold til Noark 3 og Koark. Del II er mer beregnet på systemutviklere.

Noark 4, del I, angir forskjellige minimumskrav og kombinasjonsmuligheter for forskjellige nivå for elektronisk sak/arkivsystem. Den enkelte bruker må velge sitt eget nivå innenfor etter eget behov.

Noark 5

Noark 5 skal kunne brukes for alle typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk løsning og type organ. Alle former for aktiviteter som skaper dokumenter som det er viktig å sørge for at oppbevares og gjenfinnes i autentisk form, skal i prinsippet inngå i en løsning for arkivdanning. Dette er helt uavhengig av offentlig eller privat sektor, om dokumentene inngår i tradisjonell saksbehandling, hvor mange år de skal oppbevares eller om de skal avleveres til depotarkiv.

Gjennom en systematisk og kontrollert arkivdanning, vil de arkiverte dokumentene beviselig være ekte, troverdige, gjenfinnbare og lesbare. Ved at dokumentene tilknyttes metadata og oppbevares i en uforanderlig form, er man sikret at det dokumentet man skal bruke, er identisk likt det dokumentet som opprinnelig ble sendt eller mottatt.

Standarden er laget ut fra et helhetsperspektiv, med utgangspunkt i arkivets funksjon slik det framstår i en elektronisk omgivelse. Hovedfokus har vært å etablere et kravsett som kan sikre at de løsningene som utvikles, fører til en forsvarlig håndtering av elektronisk arkiv. NOARK 5 er spesifisert i tre lag eller nivå – krav til indre kjerne, krav til ytre kjerne og krav til komplett Noark 5. Løsninger som baseres på Noark 5-kjerne, vil sørge for forsvarlig arkivering uavhengig av hvilke regler som gjelder for denne arkiveringen. Løsninger basert på Noark 5-kjerne burde derfor kunne tjene som ”electronic records management”-løsninger også for privat sektor i Norge.

Riksarkivaren vil sørge for kontinuerlig oppdatering og vedlikehold av Noark 5, i form av nye versjoner av standarden. Disse publiseres på Arkivverkets nettsider.

Noark-kravet

Journalføring av elektroniske saksdokumenter i det offentlige skal som hovedregel skje i et system som følger kravene i gjeldende Noark og som er godkjent av Riksarkivaren. Dette gjelder både ved bruk av et rent journal- og arkivsystem, eller om funksjoner for journalføring er integrert i et saksbehandlingssystem eller lignende. Ved elektronisk arkivering av saksdokumenter må systemet tilfredsstille de spesifikke kravene til elektronisk arkivering i Noark og være godkjent av Riksarkivaren for dette formålet. Hvis systemet ikke tilfredsstiller kravene i Noark skal forvaltningsorganet søke Riksarkivaren om dispensasjon. Dispensasjon skal være gitt før systemet kan tas i bruk.

Overgang til Noark 5

Noark 5 erstatter Noark-4, men vil være bakoverkompatibel med Noark-4 i den betydningen at det skal være mulig å migrere arkiver fra systemer basert på den eldre standarden til den nye. Dette er det tatt hensyn til både når det gjelder oppbygningen av arkivstrukturen og metadataene som defineres.

Forvaltningen vil ikke bli pålagt å gå over fra Noark-4-baserte til Noark 5-baserte system fra en bestemt dato. Riksarkivarens holdning er at forvaltningen til enhver tid må velge de innretninger for journalføring og arkivering som, innenfor arkivlovens rammer, er mest tjenlig for organet. I dette ligger at for visse forvaltnings- eller saksområder kan det fortsatt være hensiktsmessig med papirbasert journal og arkiv, mens andre har behov for å benytte fagsystem med funksjonalitet basert på kjernekravene i Noark 5.